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Automatiser contrats, onboarding et suivi des formations sur 12 sites : 180 contrats saisonniers générés sans intervention manuelle. Onboarding réduit de 3 jours à 4 heures — 2 ETP RH libérés pour des missions à valeur ajoutée.
Automatisation
PME — 650 pers.
Automatisation
8 semaines
2 ETP libérés
2026
Une enseigne de distribution régionale avec 12 points de vente gérait l'intégralité de ses processus RH manuellement : contrats saisonniers saisis un à un, onboarding hétérogène selon les sites, suivi des formations réglementaires sur tableur. Chaque pic d'activité mobilisait deux RH à temps plein sur de la saisie pure. Le risque juridique lié aux formations obligatoires non tracées était bien réel.
“Pendant les pics, nos RH faisaient de la saisie — pas des RH. Et on avait des formations réglementaires qui expiraient sans qu'on le voie.”
Diwai a déployé un système d'automation RH complet avec n8n : génération automatique des contrats depuis un formulaire standardisé, workflow d'onboarding unifié sur 12 sites, alertes automatiques pour les formations arrivant à échéance, tableau de bord centralisé. En 8 semaines : 180 contrats générés sans manipulation manuelle, onboarding réduit de 3 jours à 4 heures, zéro non-conformité formation sur l'exercice suivant.
Contrats générés automatiquement
Durée d'onboarding (3 j → 4 h)
Non-conformités formation
Libérés pour missions à valeur ajoutée
Les modèles de contrats ont été validés par le service juridique avant intégration dans le workflow. Le système génère les contrats depuis des paramètres structurés (poste, durée, site, rémunération) sans champs libres. Chaque contrat est horodaté et archivé automatiquement dans le SIRH.
Diwai a cartographié les étapes d'onboarding pour isoler le tronc commun des variations locales légitimes. Le workflow se déclenche selon un séquençage J-7 / J0 / J+30 : kit d'accueil, créations d'accès, formations planifiées, enquête d'intégration. Les spécificités site (horaires, équipements) sont gérées par paramètre.
Le tableau centralise en temps réel : onboardings en cours, formations arrivant à échéance (30j / 7j / urgent), contrats actifs par site et par type. La DRH accède à la vue globale, les responsables de site uniquement à leur périmètre. Les alertes critiques partent automatiquement par email.
